May 22, 2019

So haben Sie kürzere, produktivere Kundenmeetings

Es ist wieder soweit: das wöchentliche Treffen mit einem Ihrer Kunden.

Wenn Sie es leid sind, die Uhr zu sehen und über die Arbeit nachzudenken, die Sie tun könnten, wenn Ihr Kunde Anfragen auflistet, könnte es an der Zeit sein, Ihre Meeting-Strategie zu aktualisieren. Du bist nicht allein. In einer Harvard Business Review-Studie  gaben 71 Prozent der Manager in einer Reihe von Branchen an, dass ihre Meetings unproduktiv und ineffizient seien.

Meetings sind eine wichtige Zeit für Ihr Team, um mit Kunden zusammenzuarbeiten, Probleme zu lösen und Ziele neu auszurichten. Um jedoch das Beste aus der Zeit zu machen, müssen Sie diese Sitzungen planen und organisieren, sodass alle bereit sind, nur über die Probleme zu sprechen.

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Hier sind sechs Möglichkeiten, um Besprechungen auf Kurs zu halten, damit Sie wieder arbeiten können.

1. Legen Sie das Ziel des Treffens fest.

Einige Kunden neigen eher zu Mikromanagement als andere. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie das Problem Ihres Kunden mit einem einfachen Telefonanruf lösen könnten, senden Sie ihm eine E-Mail, um das eigentliche Ziel des Meetings zu ermitteln. Sobald Sie verstanden haben, was Ihr Kunde erreichen möchte, können Sie eine schnellere oder effizientere Lösung anbieten, indem Sie einen kurzen Anruf planen oder einfach per E-Mail korrespondieren.

2. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen Sie sie.

Auch wenn es manchmal hilfreich ist, Freizeit für Probleme zu haben, sollten Sie versuchen, während Ihrer Meetings eine moderat strenge Agenda einzuhalten. Sie können nicht nur ein allgemeines Thema für das Meeting festlegen, sondern auch eine Reihe von Aufzählungspunkten zu den spezifischen Themen, die Sie diskutieren möchten, und sogar einen festen Zeitraum angeben, um darüber zu sprechen. Sie werden feststellen, dass Menschen ihre Antworten zurückhalten, so dass sie innerhalb der vorgesehenen Zeit passen, was bedeutet, dass Sie weniger Zeit verschwenden.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung mindestens einige Stunden vor dem Treffen absenden, damit alle Parteien die Möglichkeit haben, Änderungen zu überprüfen und vorzunehmen.

3. Nur Personen einladen, die direkt involviert sind.

Meetings neigen dazu, sich zu ziehen, weil sie viel zu viele Leute beinhalten. Selbst wenn Sie ein kleines Team sind, minimieren Sie die Anzahl der Personen, die darin sitzen. Sie verschwenden nicht nur ihre Zeit, wenn sie nicht voll teilnehmen, sondern können auch die Effizienz des Meetings verringern. Eine wöchentliche Aktualisierung kann beispielsweise nur zwischen dem Client und dem Manager erfolgen, der ihr Material verarbeitet.

4. Sei pünktlich.

Das klingt vielleicht offensichtlich, aber es kann viel mehr helfen, als Sie vielleicht erkennen. Es wird viel Zeit verschwendet, wenn Leute in das Büro ein- und aus dem Büro schlüpfen, einen Kaffee holen, ihre Computer einschalten oder ihre Skype-Verbindungen reparieren, wenn das Meeting nicht erreichbar ist. Wenn Ihr Team die Angewohnheit hat, fünf Minuten zu früh anzukommen, können Sie sofort zur Arbeit gehen, sobald Ihr Kunde eintrifft.

Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn Ihr Team remote arbeitet, da die Kollaboration über einen Zeitunterschied zu Verwirrung und Fehlkommunikation führen kann.

5. Planen Sie Besprechungen am Nachmittag.

Viele Leute kommen im Büro mit einer langen Liste von Action-Elementen für den Tag, so dass ein morgendliches Treffen stressig sein kann. Davon abgesehen, versuchen Sie zu vermeiden, ein Treffen direkt nach dem Mittagessen zu planen, da das eine Ruhepause am Tag sein kann.

Um 3-4 nachmittags oder 10-11 am Morgen ist für die meisten Menschen der produktivste Punkt der Produktivität. Wenn Sie mehrere Besprechungen haben, versuchen Sie, sie alle in einer Reihe zu planen, damit Sie während des restlichen Tages mehr Zeit für intensive Arbeit haben.

6. Machen Sie sich Notizen und senden Sie eine Zusammenfassung.

Die Protokollierung von Sitzungsprotokollen kann mühsam sein, aber es kann auch sehr nützlich sein, kritische Punkte nach einem Meeting zu überprüfen. Notizen machen zeigt Ihrem Kunden, dass Sie fokussiert sind und sich dafür interessieren, was sie zu sagen haben. Verbringen Sie einen kurzen Zeitraum, bereinigen Sie Ihre Aufzeichnungen aus dem Meeting und fassen Sie sie zusammen, und senden Sie die Zusammenfassung dann an alle Beteiligten, wobei die Maßnahmen klar erläutert werden. Diese Vorgehensweise erleichtert es Ihrem Kunden, dem Follow-up zu folgen und das Gefühl zu haben, dass das Meeting produktiv war.

Kundentreffen müssen kein notwendiges Übel sein. Sie müssen regelmäßig mit Ihren Kunden in Kontakt treten, um sicherzustellen, dass Sie ihre Erwartungen erfüllen und ihnen erlauben, Bedenken zu äußern. Es liegt jedoch in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass die Zeit strukturiert, produktiv und kollaborativ ist. Bereiten Sie sich im Voraus vor, damit Sie Ihre Sessions optimal nutzen können und Sie sich nie wieder vor einem anderen Kundentreffen fürchten müssen.

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